Хаос и планирование

Получила очередную рассылку, автор которой грамотно разложила важность планирования на составляющие. Решила написать на эту тему. Тем более, что планирование – это противоядие от выученной беспомощности, той самой, которая лишает возможности ставить и достигать цели. Если хотите досконально разобраться с планированием, отправляйтесь читать Дэвида Аллена, я лишь напомню основные моменты.

Решения, принятые в хаосе, приводят лишь к краху, и планировать в таких условиях невозможно.

Дэвид Аллен

Первый момент, который необходимо учесть – снять лишнее напряжение

Трудно найти оптимальное решение “под дулом пистолета”. Поэтому лайфхаком может стать смена обстановки, которая поможет чуть расслабиться и подышать, прежде чем вернетесь к актуальной теме.

Есть такой способ планирования «на обратной стороне конверта». То есть вы записываете идеи на попавшейся под руку бумажке, сидя в кафе и обсуждая с коллегой стратегию. В эти моменты в голову могут прийти подходящие идеи. Когда люди строят планы в естественной и неформальной обстановке, они избавляются от внутреннего напряжения и достигают лучших результатов.

Основные этапы планирования

Независимо от того, ищете ли вы решение рабочего вопроса или покупаете продукты в магазине, эти пункты останутся неизменны:

1. Определение цели
2. Формирование картины конечного результата
3. Мозговой штурм
4. Организация процесса
5. Определение следующих действий

Выберите любой проект, который требует усовершенствований, и примените к нему эту схему.

Пройдемся по пунктам

Цель. Спрашивайте себя: «Зачем?» в контексте того, что это вам дает, а не почему вы должны это делать. Принципиально разный подход.

Это поможет вам:

• Определить, что станет успехом конкретно для вашей ситуации.
• Определить критерии принятия оптимального решения.
• Распределить ресурсы.
• Создать и поддерживать мотивацию.
• Расставить акценты.
• Расширить круг вариантов.

Результат. Представьте, как будет выглядеть и ощущаться тот самый успех. Ответьте на вопрос: как должен выглядеть проект, чтобы можно было назвать его успешным?

Конкретизация результатов. Создание картины успешного результата может представлять серьезную проблему, если он является чем-то новым. Это может вызвать страх. Помогут лайфхаки.

• Взгляните на проект так, будто он уже завершен.
• Посмотрите на картину головокружительного успеха (без всяких «да, но…»).
• Зафиксируйте образ и ощущения. Это позволит вам преодолевать сомнения и страхи, когда начнете действовать.

Мозговой штурм. Когда вы поняли, каких результатов хотите достичь, вы начинаете заполнять пробелы. Накидывать варианты пути от одной точки до другой.

Самый популярный метод брейншторма — mind-mapping. С его помощью можно перенести идеи на карту, чтобы было проще с ними работать.

Самое главное в процессе – не ставить палки в колеса:

• Не судите, не оспаривайте, не оценивайте и не критикуйте.
• Думайте о количестве, а не о качестве.
• Отодвиньте анализ и организацию на второй план.
  

Упорядочивание идей. Организация состоит в том, чтобы определить составляющие, последовательность событий и основные приоритеты. Ответьте на следующие вопросы:

• Что должно произойти, чтобы был достигнут конечный результат?
• В каком порядке должны произойти эти события?
• Какие ключевые элементы в цепочке можно выделить?

Следующий пункт – детализация задачи.

Дальнейшие действия. Последняя стадия процесса планирования сводится к принятию решения о распределении ресурсов и действий.

Итак, каковы дальнейшие действия

Если проект состоит из множества компонентов, проанализируйте их все и решите, что каждый из исполнителей может сделать в данный момент и в дальнейшем. И уточняйте, анализируйте поэтапно. Эта привычка сохранит вам спокойствие и даст ощущение контроля над ситуацией.

Как видите, планирование – ступенчатый процесс. Но он только кажется сложным. Пробуйте с простого, потом переходите к более сложному. Управление – навык, ему можно научиться в том числе с помощью упорядочивания хаоса.